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Rechtskonforme E-Mail-Archivierung
Features
24/7 Datenverfügbarkeit
Datenverschlüsselung, Unabhängigkeit von PST-Daten
Schnelle, intuitive Email-Suche, gewohnte Ordnerstruktur bleibt erhalten
Aufbewahrung gem. § 257 HGB, § 147 AO und GoBD
vollständiges, manipulationssicheres BackUp mit einfachem Restore
Server in Deutschland nach dt. Datenschutz
Sys
Archiv
Erfüllung der gesetzlichen Bestimmungen
Die vollständige und manipulationssichere Archivierung aller E-Mails und deren Dateianhänge ist für jedes Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtend.
Mit SysArch erfüllen Sie die Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ [Bundesfinanzministerium, 14.11.2014].
Nahtlose Integration in Email-Dienste
SysArch kann nahtlos in Ihren Email-Dienst integriert (Outlook Add-In, IMAP-Integration) und ihre gewohnte Ordnerstruktur übernommen werden. Das beste: Postfachbegrenzungen sind damit abgeschafft!
Mit Hilfe einer schnellen und intuitiven Volltextsuche über Emails und Dateianhänge können Sie jede archivierte Email leicht aufrufen und mit nur einem Klick wiederherstellen.
Schlanke Strukturen, permanente Verfügbarkeit
Durch die Auslagerung in unser Cloud-Archiv sparen Sie erheblich Speicherkapazität ein, denn die Emails können nach der Archivierung vom Mailserver gelöscht werden. Im Archiv nehmen Sie durch De-Duplizierung und Komprimierung bis zu 70% weniger Speicherplatz ein.
Und wenn Ihr Email-Server einmal ausfällt, bleibt SysArch aktiv und Sie haben weiterhin Zugriff auf Ihre Emails.
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Für nähere Infos, schreiben Sie uns gerne. Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Firmenkunden betreuen.
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Weitere Infos
Infobroschüre SysTec Cloud Services – PDF – ca. 1,7 MB
Was steckt hinter der E-Mail-Archivierung?
In der heutigen digitalen Welt ist die elektronische Kommunikation in Unternehmen von zentraler Bedeutung. Täglich werden Millionen von E-Mails versendet und empfangen, die wichtige geschäftliche Informationen, Verträge, Absprachen und rechtliche Dokumente enthalten. Die steigende Menge an E-Mails und die zunehmende Komplexität der rechtlichen Anforderungen haben die Bedeutung einer effektiven und rechtskonformen E-Mail-Archivierung erhöht.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Mails nicht nur zuverlässig gespeichert, sondern auch im Einklang mit geltenden Gesetzen und Vorschriften archiviert werden. Die Einführung eines leistungsfähigen E-Mail-Archivierungssystems ist daher unerlässlich, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig die Effizienz im Umgang mit geschäftlichen E-Mails zu verbessern.
Die Vorteile liegen dabei auf der Hand:
- Rechtskonformität: Durch die rechtssichere E-Mail-Archivierung gemäß GoBD erfüllen Unternehmen ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und reduzieren das Risiko rechtlicher Konsequenzen durch eine unzureichende Sicherung ihrer Daten.
- Effizienz: Große Mengen an E-Mails können effizient verwaltet und durchsucht werden, ohne dass die Leistung des Servers beeinträchtigt wird. Dies verbessert die Produktivität der Mitarbeiter, die schnell auf wichtige Informationen zugreifen können.
- Datensicherheit: Ein E-Mail-Archiv schützt vor Datenverlust. Selbst wenn eine E-Mail versehentlich gelöscht wird, bleibt sie im Archiv erhalten.
- Speicheroptimierung: Durch die Archivierung älterer E-Mails kann der Speicherbedarf auf dem E-Mail-Server reduziert werden, was Kosten spart und die Leistung verbessert.
Die Implementierung eines E-Mail-Archivs bringt auch Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie das richtige Archivierungssystem wählen und dieses korrekt konfigurieren. Zudem ist es wichtig, regelmäßige Überprüfungen durchzuführen, um die Funktionsfähigkeit und Rechtskonformität des Systems zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen Mitarbeiter geschult werden, um das System effizient nutzen zu können.
Was gilt es bei der E-Mail-Archivierung rechtlich zu beachten?
Die rechtskonforme E-Mail-Archivierung ist nicht nur eine Option, sondern in vielen Ländern, einschließlich Deutschland unter anderem mittels der GoBD, eine gesetzliche Verpflichtung. Unternehmen, die ihrer Pflicht zur E-Mail-Archivierung nicht nachkommen, setzen sich erheblichen rechtlichen Risiken aus. Besonders im Handels- und Steuerrecht gibt es klare Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht von E-Mails und rechtskonformen Speicherung von Informationen. Hier einige der wichtigsten rechtlichen Aspekte:
- Archivierungspflicht: Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, geschäftliche E-Mails, die als Handelsbriefe oder Buchungsbelege gelten, für sechs bis zehn Jahre aufzubewahren. Diese Fristen ergeben sich aus dem HGB und der AO.
- Revisionssicherheit: Ein zentrales Merkmal der rechtskonformen E-Mail-Archivierung ist die Revisionssicherheit. Dies bedeutet, dass E-Mails nach der Archivierung nicht verändert oder gelöscht werden dürfen. Jede Änderung am Archiv muss lückenlos dokumentiert werden.
- Verfügbarkeit und Auswertbarkeit: Archivierte E-Mails müssen jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein. Dies ist besonders wichtig, um im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen oder behördlichen Prüfungen schnell auf die relevanten Informationen zugreifen zu können.
- Ausnahmen: Nicht alle E-Mails müssen archiviert werden. Ausgenommen sind private E-Mails sowie E-Mails, die keine geschäftliche oder rechtliche Relevanz haben, wie z.B. Newsletter.
Wie funktioniert ein E-Mail-Archiv?
Ein E-Mail-Archiv ist ein System oder eine Software, das/die dazu dient, E-Mails und die darin enthaltenen Daten langfristig und sicher zu speichern, sodass diese jederzeit wieder abgerufen werden können. Dabei werden die E-Mails nicht einfach nur gespeichert, sondern oft auch indexiert und strukturiert abgelegt, um eine effiziente Suche und Verwaltung zu ermöglichen.
Das Hauptziel einer E-Mail-Archivierungslösung ist es, die Verfügbarkeit und Integrität von E-Mails über einen langen Zeitraum sicherzustellen, sei es aus rechtlichen, organisatorischen oder geschäftlichen Gründen.
Das E-Mail-Archiv speichert sowohl den Inhalt der E-Mails als auch die Anhänge und Metadaten wie Sendedatum, Empfänger und Absender. Ein wichtiger Aspekt eines guten E-Mail-Archivs ist die Unveränderbarkeit der archivierten E-Mails, sodass nach der Archivierung keine Manipulationen möglich sind.
Viele E-Mail-Archivierungssysteme bieten auch Funktionen zur Deduplizierung, das heißt, dass identische E-Mails nur einmal gespeichert werden, um Speicherplatz zu sparen. Zudem ermöglichen solche Systeme oft die automatische Archivierung anhand festgelegter Regeln, sodass keine manuelle Speicherung notwendig ist.
SysArchiv - die E-Mail-Archivierungslösung von SysTec
SysArchiv ist die ideale Lösung, um rechtlichen, organisatorischen und sicherheitstechnischen Anforderungen im Umgang mit E-Mails gerecht zu werden. Die Software ermöglicht es, E-Mails zentral zu speichern, zu durchsuchen und wiederherzustellen, was nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der DSGVO und den GoBD erleichtert, sondern auch den IT-Betrieb vereinfacht und Kosten reduziert. Die Anwendung ist sehr einfach und intuitiv gestaltet.
Ein Kernmerkmal ist die nahtlose Integration in bestehende E-Mail-Systeme wie Microsoft 365, Google Workspace oder Microsoft Exchange, was eine benutzerfreundliche Nutzung ermöglicht. Ein besonders wichtiger Vorteil ist die Möglichkeit, E-Mails direkt nach dem Senden oder Empfangen zu archivieren (Journaling). Dadurch wird sichergestellt, dass alle geschäftsrelevanten E-Mails unveränderlich und revisionssicher gespeichert werden. Diese Funktion unterstützt Unternehmen dabei, ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Gefahr eines Datenverlusts zu minimieren.
SysArchiv bietet zudem eine erweiterte Suchfunktion, die eine schnelle Volltextsuche über archivierte E-Mails und Anhänge ermöglicht. Dank Funktionen wie Deduplizierung und Komprimierung werden Speicheranforderungen um bis zu 70 % reduziert, was den Platzbedarf auf E-Mail-Servern erheblich senkt. Dies führt zu kürzeren Backup- und Wiederherstellungszeiten, was die Produktivität erhöht und die Verwaltung der IT-Ressourcen vereinfacht.
Für IT-Administratoren ist die Installation unkompliziert und erfordert keine externe Datenbanksoftware. Mit dem Tool können auch umfangreiche E-Mail-Volumina - ganz leicht skalierbar - über Jahre hinweg effizient verwaltet werden.
Die E-Mail-Archive liegen sicher und hochverfügbar in der SysTec-Cloud.
FAQ - E-Mail-Archivierung
Reicht das Ausdrucken von Mails bereits aus?
Das bloße Ausdrucken von E-Mails genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen, da wichtige Metadaten wie Empfänger, Absender, Zeitpunkt des Versands und empfangene Anhänge verloren gehen. Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung muss diese Daten vollständig und unverändert speichern. Zudem sind elektronische Archive leichter durchsuchbar und bieten eine sichere, langfristige Speicherung von Informationen im Vergleich zu physischen Dokumenten.
Kann man E-Mails nicht einfach im jeweiligen E-Mail-System archivieren?
E-Mail-Systeme wie Microsoft 365 oder Google Workspace bieten zwar grundlegende Archivierungsfunktionen, jedoch sind diese oft nicht auf die langfristige Speicherung, Compliance und Datensicherheit optimiert. Ein professionelles E-Mail-Archivierungssystem wie MailStore stellt sicher, dass alle E-Mails revisionssicher, rechtlich konform und unabhängig von einer spezifischen Plattform archiviert werden. So bleibt das Unternehmen langfristig flexibel und unabhängig von E-Mail-Dienstanbietern.
Worin liegt der Unterschied zwischen Archivierung und Backup?
Der wesentliche Unterschied zwischen Archivierung und Backup liegt im Zweck der beiden Verfahren. Ein Backup dient dazu, Daten für kurze Zeiträume zu sichern und im Falle eines Datenverlusts wiederherzustellen. Die E-Mail-Archivierung hingegen hat das Ziel, E-Mails langfristig, unveränderlich und durchsuchbar zu speichern. Archive sind ideal für Compliance-Zwecke, während Backups eher für die kurzfristige Notfallwiederherstellung genutzt werden.
Sind Unternehmen zur E-Mail-Archivierung verpflichtet?
Ja, viele Unternehmen sind gesetzlich zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung verpflichtet. In Deutschland regelt das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO), dass geschäftliche E-Mails für bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Auch internationale Regelungen, wie die DSGVO, verlangen eine revisionssichere Speicherung von E-Mails, um die Integrität der Daten zu gewährleisten und eine vollständige Nachvollziehbarkeit zu ermöglichen.
Was ist eine revisionssichere E-Mail-Archivierung?
Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass E-Mails unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar archiviert werden. Dies bedeutet, dass E-Mails nachträglich nicht manipuliert werden können und alle relevanten Metadaten intakt bleiben. Solche Archive erfüllen gesetzliche Anforderungen und bieten eine umfassende Audit- und Protokollierungsfunktion, um im Falle einer Prüfung alle notwendigen Informationen lückenlos vorlegen zu können.