Rechtskonforme E-Mail-Archivierung

E-Mails müssen, genau wie Geschäftsbriefe, über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. SysArch ermöglicht die zuverlässige Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben. Über die SysTec Cloud ist die nahtlose Integration zu allen gängigen Email-Systemen (Outlook, Exchange, Kerio…) möglich. Eine einfache Volltextsuche und die Wiederherstellung mit einem Klick machen das Archiv leicht und intuitiv bedienbar.

Features

24/7 Datenverfügbarkeit

Datenverschlüsselung, Unabhängigkeit von PST-Daten

Schnelle, intuitive Email-Suche, gewohnte Ordnerstruktur bleibt erhalten

Aufbewahrung gem. § 257 HGB, § 147 AO und GoBD

vollständiges, manipulationssicheres BackUp mit einfachem Restore

Server in Deutschland nach dt. Datenschutz

„Lösungsorientiert - auf Augenhöhe - innovativ”

Brand Trust GmbH

Sys

Archiv

Erfüllung der gesetzlichen Bestimmungen

Die vollständige, revisionssichere und manipulationsgeschützte Archivierung aller E-Mails und Dateianhänge ist für viele Unternehmen ein zentraler Bestandteil der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Mit SysArchiv setzen Sie auf eine GoBD-konforme und DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung, die eine rechtssichere Aufbewahrung geschäftsrelevanter Kommunikation unterstützt.

Nahtlose Integration in Email-Dienste

SysArchiv lässt sich nahtlos in bestehende E-Mail-Systeme integrieren, beispielsweise über Outlook Add-In oder IMAP-Anbindung. Ihre gewohnte Ordnerstruktur bleibt erhalten und Einschränkungen durch begrenzte Postfachgrößen gehören der Vergangenheit an.

Dank der leistungsstarken Volltextsuche durchsuchen Sie archivierte E-Mails und Dateianhänge in Sekunden. Jede archivierte Nachricht kann schnell gefunden und bei Bedarf mit nur einem Klick wiederhergestellt werden.

Schlanke Strukturen, permanente Verfügbarkeit

Mit der Auslagerung Ihrer E-Mails in ein sicheres Cloud-E-Mail-Archiv reduzieren Sie den Speicherbedarf Ihrer Mailserver erheblich. Durch intelligente Deduplizierung und Komprimierung lassen sich im Archiv bis zu 70 % Speicherplatz einsparen, während archivierte Nachrichten weiterhin jederzeit verfügbar bleiben.

Auch bei einem Ausfall des E-Mail-Servers behalten Sie Zugriff auf Ihre archivierten Daten. So profitieren Sie von hoher Verfügbarkeit, zusätzlicher Ausfallsicherheit und einem jederzeit durchsuchbaren E-Mail-Archiv.

Kontakt

Für nähere Infos, schreiben Sie uns gerne. Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Firmenkunden betreuen.

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Weitere Infos

Infobroschüre SysTec Cloud Services – PDF – ca. 1,7 MB

E-Mail-Archivierung: Warum sie für Unternehmen unverzichtbar ist

Stellen Sie sich vor, ein Steuerprüfer fordert eine geschäftliche E-Mail von vor sieben Jahren an. Oder ein wichtiger Vertrag wurde nur per E-Mail versendet und ist plötzlich nicht mehr auffindbar.

Genau für solche Fälle benötigen Unternehmen eine professionelle E-Mail-Archivierung. Sie sorgt dafür, dass geschäftsrelevante E-Mails langfristig, sicher und revisionssicher gespeichert werden und bei Bedarf jederzeit verfügbar sind.

Da E-Mails heute einen Großteil der Unternehmenskommunikation ausmachen, sind sie häufig gleichzeitig Kommunikationsmittel, Dokumentation und Nachweis. Umso wichtiger ist es, diese Informationen zuverlässig zu schützen und gesetzeskonform aufzubewahren.

Die wichtigsten Vorteile einer E-Mail-Archivierung:

Rechtssicherheit und Compliance: Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte geschäftsrelevante E-Mails über mehrere Jahre aufzubewahren. Eine revisionssichere Archivierung unterstützt dabei, gesetzliche Vorgaben wie die GoBD einzuhalten und bei Prüfungen jederzeit auskunftsfähig zu sein.
Schutz vor Datenverlust: Gelöschte E-Mails, beschädigte Postfächer oder technische Ausfälle können wichtige Informationen unzugänglich machen. Ein Archiv sorgt dafür, dass relevante Nachrichten dauerhaft erhalten bleiben.
Schnellere Suche nach Informationen: Anstatt alte Postfächer manuell zu durchsuchen, ermöglicht ein Archiv den schnellen Zugriff auf E-Mails, Anhänge und Kommunikationsverläufe. Das spart Zeit und erhöht die Produktivität.
Entlastung von Mailservern: Durch die Auslagerung älterer Nachrichten werden Postfächer und E-Mail-Server entlastet. Das reduziert Speicherbedarf und vereinfacht Backup- sowie Wiederherstellungsprozesse.

Welche rechtlichen Anforderungen gelten für die E-Mail-Archivierung?

Für viele Unternehmen ist die E-Mail-Archivierung keine freiwillige Entscheidung, sondern eine gesetzliche Pflicht.

Geschäftsrelevante E-Mails müssen je nach Inhalt über mehrere Jahre aufbewahrt werden. Grundlage hierfür sind unter anderem das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) sowie die GoBD.

Darauf kommt es an:

Aufbewahrungsfristen einhalten: Geschäftliche E-Mails mit steuerlicher oder kaufmännischer Relevanz müssen in der Regel sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden.
Revisionssicherheit gewährleisten: Archivierte E-Mails dürfen nachträglich nicht verändert oder unbemerkt gelöscht werden. Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Verfügbarkeit sicherstellen: Die archivierten Daten müssen jederzeit auffindbar und maschinell auswertbar sein. Dies ist insbesondere bei Betriebsprüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen wichtig.
Relevante von irrelevanten E-Mails unterscheiden: Nicht jede E-Mail unterliegt der Archivierungspflicht. Typischerweise ausgenommen sind private Nachrichten oder reine Informationsmails ohne geschäftlichen Bezug.

E-Mail-Archiv oder Backup? Der Unterschied

Diese Begriffe werden häufig verwechselt.

Ein Backup dient in erster Linie der Wiederherstellung von Daten nach einem technischen Ausfall.

Eine E-Mail-Archivierung verfolgt dagegen ein anderes Ziel: Sie stellt sicher, dass geschäftsrelevante E-Mails langfristig, unveränderbar und gesetzeskonform gespeichert werden.

BackUp	E-Mail-Archiv
Schutz vor Datenverlust	Erfüllung von Aufbewahrungs- und Compliance-Anforderungen
Wiederherstellung ganzer Systeme	Schneller Zugriff auf einzelne E-Mails
Daten werden regelmäßig überschrieben	Daten bleiben langfristig erhalten
Fokus auf IT-Sicherheit	Fokus auf Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit

Ein Backup ersetzt daher keine rechtskonforme E-Mail-Archivierung.

Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?

Eine moderne Archivierungslösung erfasst eingehende und ausgehende E-Mails automatisch und speichert diese zentral in einem geschützten Archiv.

Dabei werden nicht nur die Nachrichten selbst, sondern auch Anhänge und wichtige Metadaten wie Absender, Empfänger und Zeitstempel gespeichert.

Typische Funktionen einer professionellen Lösung sind:

automatische Archivierung
revisionssichere Speicherung
Volltextsuche über E-Mails und Anhänge
Deduplizierung zur Speicherreduzierung
Wiederherstellung einzelner Nachrichten
Benutzer- und Rechteverwaltung

Dadurch bleiben geschäftsrelevante Informationen dauerhaft verfügbar und leicht auffindbar.

SysArchiv - die E-Mail-Archivierungslösung von SysTec

Mit SysArchiv erhalten Unternehmen eine leistungsfähige Lösung zur rechtssicheren und effizienten E-Mail-Archivierung.

Die Software unterstützt dabei, gesetzliche Anforderungen umzusetzen, geschäftliche Informationen langfristig zu sichern und gleichzeitig die Verwaltung von E-Mail-Systemen zu vereinfachen..

Ihre Vorteile mit SysArchiv:

Nahtlose Integration: SysArchiv lässt sich in bestehende Umgebungen integrieren und unterstützt unter anderem Microsoft 365, Microsoft Exchange, Google Workspace. Für Anwender bleibt die Nutzung unkompliziert und vertraut.
Automatische Archivierung per Journaling: E-Mails werden unmittelbar nach dem Senden oder Empfangen archiviert. Dadurch gehen wichtige Informationen nicht verloren und können unveränderbar gespeichert werden.
Leistungsstarke Suchfunktion: Dank Volltextsuche finden Mitarbeiter E-Mails und Anhänge innerhalb weniger Sekunden, auch in großen Archiven.
Reduzierter Speicherbedarf: Durch Deduplizierung und Komprimierung kann der Speicherbedarf deutlich reduziert werden. Gleichzeitig werden Backup- und Wiederherstellungsprozesse beschleunigt.
Einfaches Management und hohe Skalierbarkeit: Die Installation erfolgt ohne zusätzliche Datenbanksoftware. Ob kleines Unternehmen oder wachsender Mittelstand: SysArchiv lässt sich flexibel an steigende Datenmengen anpassen.
Sichere Speicherung in der SysTec Cloud: Die Die Archivdaten werden hochverfügbar und geschützt in der SysTec Cloud gespeichert. So bleiben wichtige Unternehmensinformationen zuverlässig verfügbar.

Die E-Mail-Archive liegen sicher und hochverfügbar in der SysTec-Cloud.

Häufig gestellte Fragen zur E-Mail-Archivierung

Ist E-Mail-Archivierung in Deutschland verpflichtend?

Für geschäftsrelevante E-Mails gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Unternehmen sollten daher prüfen, welche Nachrichten archivierungspflichtig sind.

Kann ein Backup die Archivierung ersetzen?

Nein. Ein Backup dient der technischen Datensicherung und erfüllt nicht automatisch die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.

Werden auch Anhänge archiviert?

Ja. Eine professionelle Archivierungslösung speichert sowohl E-Mails als auch ihre Anhänge und Metadaten.

Wie schnell lassen sich archivierte E-Mails finden?

Durch moderne Suchfunktionen können archivierte Nachrichten in der Regel innerhalb weniger Sekunden gefunden werden.